Le contexte Commençons par un petit test.Il s’agit de décrire précisément votre journée d’hier.Si vous ne parvenez pas à le faire, c’est que vous avez des difficultés pour gérer votre temps.Rassurez-vous, car votre cas n’est pas unique.Nous constatons que tout va plus vite. Les délais sont toujours plus courts.Les nouvelles technologies, les mails, les PC portables constituent autant d’éléments qui renforcent la rapidité.Vous vous demandez alors que faire pour mieux gérer votre temps.
Premier conseil : bien gérer vos priorités Commencez par gérer vos priorités et par vous demander quelles sont les tâches que vous effectuez et pour lesquelles vous avez une vraie valeur ajoutée.- Identifiez donc ce qui est urgent et important. Pour ces tâches, vous allez accepter d’y consacrer du temps.- Déterminez ensuite celles qui sont urgentes, mais peu importantes. Vous leur consacrerez peu de temps.- S’ensuivent les tâches importantes, mais non urgentes. Vous allez les planifier. – Viennent enfin les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Vous les réaliserez quand vous aurez le temps.Vous pouvez les déléguer éventuellement.Il s’agit donc de bien gérer vos priorités et de consacrer du temps en fonction de ces priorités.
Deuxième conseil : vous interroger sur vos pratiques Posez-vous deux questions principales :- Qu’est-ce qui vous fait perdre du temps ?- Qu’est-ce qui pourrait vous faire gagner du temps ?Ces deux questions représentent un premier pas vers le changement.Ensuite, vous devez appliquer un certain nombre de principes pour bien gérer votre temps :- Le premier principe, la loi de Pareto, s’applique également à la gestion du temps.Évitez de consacrer plus de 80% de votre temps à des activités qui génèrent 20% de résultat.Cela rejoint la question sur la gestion de vos priorités.- Le second principe consiste à faire la chasse aux interruptions.Un travail haché prend toujours plus de temps qu’un travail effectué en continu.
La gestion des mails Pensez également à la gestion de vos mails. Est-ce qu’il est indispensable que vous répondiez à vos courriels dans le quart d’heure ou la demi-heure qui suit leur réception ?Est-il indispensable que vous répondiez à toutes les communications téléphoniques ?Certaines personnes consacrent 1h ou 2h par jour pour répondre aux mails.Apprenez à vous décompresser et à ne pas vous entêter.Au-delà d’un certain seuil, vous perdez en efficacité.Tenez donc compte de votre horloge interne.
D’autres conseils – Sachez aussi que vous prenez du temps au fur et à mesure que vous avez le temps. Veillez à vous limiter. – Dans le même esprit, évitez d’être perfectionniste.Le perfectionnisme prend beaucoup de temps. Vous allez perdre des moments assez considérables pour une valeur ajoutée qui sera finalement marginale.- Commencez toujours par les tâches qui vous pèsent.- L’aspect organisation est également primordial.Prenez le temps de planifier vos différentes activités.Notez que les activités prennent beaucoup plus de temps que vous ne l’imaginiez.Ne soyez pas trop optimiste et ménagez-vous des temps de pause.- La gestion de vos fichiers : qu’il s’agisse de vos fichiers papier ou de vos fichiers informatiques, le fait de bien les classer est un élément essentiel de la bonne gestion du temps.
Un dernier conseil Il est valable si vous faites partie des gens qui ne savent pas dire non.Dire non est pourtant bon pour la confiance en soi, l’estime de soi et aussi pour la gestion de son temps.Comment dire non ?Commencez par écouter attentivement la demande qui vous est faite.Vous serez en mesure d’y répondre précisément.Expliquez pourquoi vous dites non, mais sans vous justifier.Si possible, proposez vos solutions alternatives, mais surtout ne lâchez pas. Vous disposez maintenant de quelques secrets qui vous permettent de bien gérer votre temps. Pour mieux les appréhender, référez-vous à la vidéo.
