Avec la digitalisation progressive de notre société, l’utilisation de la signature électronique est appelée à s’intensifier et s’ancrer dans les processus administratifs, commerciaux et de gestion des organisations. Découvrez comment fonctionne cette nouvelle solution et tous les bénéfices que votre entreprise peut tirer en adoptant l’e-signature de documents dès aujourd’hui.
Comment fonctionne la signature électronique ?
La signature électronique est une solution relativement simple à mettre en œuvre et à utiliser. Notez que, pour signer un document numériquement vous devez recourir à un tiers de confiance comme Yousign par exemple. Autrement dit, une entreprise habilitée à fournir des services de signature électronique. En général, ce service est fourni via une application web dont l’interface est accessible depuis n’importe quel navigateur web ou une API intégrable à l’outil métier ou logiciel de pilotage de votre entreprise.
En pratique, l’opération est rapide et vous permet en quelques clics de signer en ligne et transmettre le document souhaité :
- Pour commencer, vous devez vous connecter à la plateforme en ligne du tiers de confiance et renseigner vos identifiants ou clés d’authentification.
- Vous pourrez ensuite importer le document que vous voulez signer dans l’interface de l’outil.
- Il ne vous restera plus qu’à inviter le ou les signataires du document en indiquant leur coordonnées (adresse mail, numéro de téléphone)
- Le signataire est notifié par mail sécurisé. Il peut à son tour confirmer son identité et signer le document au moyen d’un code de sécurité envoyé par SMS
Quels formats de documents sont compatibles avec l’e-signature ?
L’e-signature est une solution compatible avec la plupart des formats de documents numériques que les entreprises sont susceptibles d’utiliser. C’est le cas notamment des fichiers PDF, un format universel et quasi incontournable utilisé dans le monde entier pour l’échange rapide de documents. La signature électronique pdf est donc la norme.
Quels sont les usages pour cette nouvelle façon de signer ?
Nombreuses sont les organisations publiques et privées dans les domaines aussi variés que l’immobilier, la finance, l’assurance, l’éducation, le retail, la Tech, qui exploitent cette solution au quotidien pour parapher l’ensemble de leurs documents essentiels.
En tant que TPE, PME ou ETI, vous pouvez utiliser la signature électronique dans le cadre de votre business pour :
- Signer les documents réalisés dans le cadre des ventes comme les devis, bons de commande, appels d’offres, compromis de vente et autres contrats ou accords commerciaux.
- Signer les actes de gestion comme les baux locatifs.
- Signer les documents liés à vos ressources humaines comme les contrats de travail, contrat de mutuelle santé et les demandes administratives de vos employés.
- Digitaliser et stocker l’ensemble des documents de votre entreprise.
5 avantages majeurs de la signature électronique de documents pour votre entreprise
Entre simplicité, praticité, flexibilité, gain de temps et économie d’argent, les avantages liés à l’e-signature de documents peuvent aller au-delà de vos attentes. Nous relevons ici 5 atouts majeurs que votre entreprise, vos collaborateurs, clients et partenaires peuvent tirer de cette solution.
Simplification du processus de signature de vos documents
Vous avez la possibilité de signer numériquement vos documents en ligne sans avoir à les imprimer sur papier. Vos documents sont transmis à vos destinataires qui peuvent les parapher en toute simplicité et vous les retourner. Vous pouvez ainsi simplifier vos processus administratifs et la gestion de vos contrats ou documents officiels.
Gain de temps, économie d’argent et plus-value écologique
La signature numérique offre un énorme gain de temps puisque vos documents peuvent être signés en quelques secondes et transmis instantanément à leur destinataire. Fini le tracas d’avoir à imprimer vos documents, les signer sur papier, scanner ou filmer avant d’envoyer. En plus d’accélérer le processus de signature des documents, signer numériquement vous fait économiser de l’argent. Puisque vous n’avez pas d’impression à faire, vous économisez en frais d’encre et de papier tout en réduisant votre empreinte écologique. Sans oublier que les services de signature électronique sont fournis à des tarifs raisonnables et modulables.
Grande souplesse et flexibilité pour la signature de vos documents
Les solutions de signature numérique sont intuitives et flexibles. Vous pouvez accéder à l’outil de signature des documents sur tous les types de supports et n’importe où. Vous et vos destinataires pouvez donc signer à distance ou en face à face, depuis votre ordinateur ou l’écran de vos smartphones et tablettes.
Plus de sécurité et fiabilité dans l’échange des documents
L’utilisation de cette solution est parfaitement fiabilisée et sécurisée grâce au travail des tiers de confiance accrédités. Vous n’avez pas à vous en faire pour la sécurité et la confidentialité de vos échanges. Votre signature et vos documents sont liés par un mécanisme cryptographique, renforcé par un système d’authentification qui vérifie l’identité du signataire.
Amélioration de la satisfaction client
En intégrant la signature électronique à votre organisation, vous pouvez grandement simplifier votre quotidien et celui de vos clients. Adopter cette solution c’est offrir à vos collaborateurs et clients une nouvelle expérience de signature plus fluide, innovante et personnalisable qui ne peut qu’être bénéfique à la productivité de votre entreprise.
